Jäv och konkurrens vid BRF:s upphandling: så undviker styrelsen fällorna

En bostadsrättsförening är inte en offentlig upphandlande myndighet och behöver därför inte följa lagen om offentlig upphandling. Det innebär dock inte att styrelsen kan hantera en stor entreprenadupphandling hur som helst. Samma grundprinciper som LOU bygger på, transparens, konkurrens och att jäv hanteras öppet, är minst lika viktiga i en BRF, av delvis andra skäl. Vi går igenom vad styrelsen bör tänka på för att upphandlingen ska tåla granskning, både från medlemmarna och i efterhand.

Varför principerna spelar roll även utan lagkrav

Styrelsen förvaltar medlemmarnas gemensamma tillgångar och har ett fastighetsägaransvar som innebär att fastigheten ska hållas i gott skick och att beslut ska fattas med föreningens bästa för ögonen. Om en upphandling senare ifrågasätts, till exempel för att en ledamots bekant fick uppdraget utan konkurrens, eller för att offerter inte var jämförbara, riskerar styrelsen både medlemmarnas förtroende och, i allvarligare fall, personligt ansvar. Att arbeta strukturerat med konkurrens och öppenhet är alltså inte byråkrati för sin egen skull, det är ett skydd för både föreningen och de enskilda ledamöterna.

Jäv, vad det faktiskt innebär i en BRF

En styrelseledamot får inte delta i beslut om avtal mellan föreningen och en tredje part om ledamoten har ett eget väsentligt intresse i saken, till exempel om ledamoten äger eller arbetar i det företag som lämnat offert. Ett konkret exempel som ofta lyfts fram är en ledamot som driver en målerifirma, om föreningen ska behandla en fråga som rör just det företaget är ledamoten jävig och ska inte delta i vare sig beredning eller beslut. Den som misstänker att den själv är jävig ska informera övriga styrelsen omedelbart, varpå de andra ledamöterna avgör frågan. Att inte anmäla ett jävsförhållande är i sig ett större problem än jävet i sig, eftersom det gör hela processen svår att försvara i efterhand.

Konkurrens, hur många offerter behövs

En vanlig tumregel, som bland annat återkommer i rådgivning från både HSB och Nabo, är att en förening bör hämta in anbud från minst tre olika parter inför en större renovering. Fler anbud ger bättre förhandlingsposition och ett tydligare underlag för att motivera valet på en stämma, men det ställer också krav på att offerterna faktiskt går att jämföra rakt av, annars blir konkurrensen skenbar. Att en offert är billigast betyder inte nödvändigtvis att den är bäst, om den till exempel exkluderar poster som de andra anbuden inkluderar.

Dokumentation som gör upphandlingen försvarbar

Oavsett om föreningen väljer den billigaste, den mest erfarna eller en helt annan leverantör, bör styrelsen kunna visa varför. Det innebär i praktiken att dokumentera vilka som tillfrågades, vilka krav som ställdes, hur offerterna skilde sig åt och vilka skäl som låg bakom det slutliga valet. En sådan dokumentation skyddar styrelsen om beslutet senare ifrågasätts av en medlem, och den underlättar också om föreningen några år senare ska förklara för en ny styrelse eller en potentiell köpare varför ett visst val gjordes.

När styrelsen anlitar bekanta

Det är inte förbjudet att anlita ett företag som en styrelseledamot råkar känna, så länge ledamoten inte själv har ett ekonomiskt intresse i företaget och inte deltar i beslutet om just den leverantören. Problemet uppstår när relationen inte redovisas öppet, eller när den påverkar vilka andra bolag som överhuvudtaget tillfrågas om offert. En enkel tumregel är att fråga sig om urvalet av vilka som fick lämna anbud hade sett likadant ut om ingen i styrelsen hade en personlig koppling till någon av dem. Om svaret är nej, bör processen antingen breddas eller dokumenteras extra noggrant.

Delad entreprenad ökar kraven på upphandlingen

Vid en totalentreprenad upphandlar föreningen en enda huvudentreprenör som i sin tur ansvarar för underentreprenörerna, vilket gör själva upphandlingsprocessen relativt överskådlig. Väljer föreningen i stället en delad entreprenad, med flera direkta avtal mot olika fackentreprenörer, mångdubblas antalet upphandlingar som ska göras korrekt, och därmed också antalet tillfällen där jäv eller bristande konkurrens kan uppstå. Föreningar som väljer delad entreprenad bör därför ha en särskilt tydlig rutin för hur varje enskild upphandling dokumenteras, snarare än att förlita sig på en övergripande process som egentligen bara är anpassad för ett enda stort avtal.

Sammanfattat, tre principer att hålla fast vid

• Anmäl och hantera jäv öppet, låt inte en enskild ledamot bedöma sitt eget jäv
• Hämta in minst tre jämförbara offerter vid större renoveringsprojekt
• Dokumentera skälen bakom valet av leverantör, inte bara vilket val som gjordes

Vad KG Byggråd kan hjälpa till med

Vi hjälper styrelser att göra offerter faktiskt jämförbara innan beslut fattas, och vi kan bistå med avtalsgranskning så att villkoren är tydliga och rimliga innan undertecknande. Vi tar inga uppdrag där vi själva har ett intresse i vilken entreprenör som väljs, vilket gör vår granskning oberoende. Läs mer om vårt avtalsstöd på /avtalsstod/.

Relaterat